Waingapu.Com – Masih banyak yang menganggap sepele peran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di sebuah daerah. Padahal institusi ini miliki peran yang urgen jika dikaitkan dengan sisi akuntabilitas penyelenggara negara. Hal itu mengemuka kala Pura Tanya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumba Timur, menguraikan sejumlah langkah inovatif yang akan dilakukan dalam kaitan dengan pengelolaan kearsipan.
“Arsip merupakan alat komunikasi kedinasan, referensi dalam merumuskan kebijakan dan juga alat bukti akuntabilitas penyelenggara negara yang pada saatnya nanti akan menjadi bahan pertanggungjawaban nasional,” urai Pura Tanya, kepada media ini di ruang kerjanya, Jumat (13/05/2022) siang lalu.
Pura Tanya yang saat itu didampingi Benyamin Yosias Pura dan Iyenmionae Christine Rohy, masing-masing selaku Kabid. Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dan Arsiparis itu lebih lanjut memaparkan, pengelolaan arsip haruslah mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif, sistematik dan stimulan sebagai sumber informasi.
“Salah satu sarana untuk tercapainya tujuan yang tadi saya uraikan yakni dengan mengklasifikasika arsip. Hal itu untuk memudahkan pencipta arsip dalam mengenali jenis-jenis arsip, dengan cara mengelompokan arsip ke dalam unit penemuan berdasarkan fungsi atau kegiatan organisasi,” tukas Pura Tanya.
Selanjutnya, Pura Tanya yang pernah menjabat Kepala Dinas Sosial Kabupaten Sumba Timur itu menambahkan, klasifikasi arsip menjadi kerangka dasar untuk pengkodean (coding) dalam penciptaan, penggunaan dan penyimpanan serta penyusunan arsip. Pura Tanya juga memberikan kesempatan pada Benyamin Yosias Pura, untuk memaparkan lebih lanjut tentang klasifikasi dan fungsi arsip berdasrkan kegunaannya.
Proses Penciptaan , dijelaskan Benyamin adalah sebeagai dasar penomoran, selanjutnya Proses Penggunaan sebagai dasar pemberkasan dan penemuan kembali serta Proses Penyusutan sebagai dasar penyusunan jadwal Retensi Arsip untuk menghindari perubahan struktur berkas, baik masa aktif dan inaktif maupun penyusutan arsip.
“Berpijak pada kegunaan itu maka kami memandang perlu untuk menyusun klasifikasi arsip dari semua perangkat daerah pada lingkup Pemkab. Sumba Timur sebagai pedoman dalam pengeolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan peraturan kearsipan yang berlaku,” tandas Benyamin diamini Pura Tanya.
“Salah satu langkah dalam penyempurnaan penyusunan kode klasifikasi ini adalah Bimtek penyusunan kode klasifikasi daerah bagi setiap Organisasi Perangkat Daerah. Dimana Bimtek dimaksud adalah penyusunan draf klasifikasi arsip, pengkodean klasifikasi arsip dan teknis penulisan,” pungkas Pura Tanya. (ion)
